AKADEMIA WIEDZY FINANSOWEJ

Jak mierzyć efektywność działań i skuteczność optymalizacji w firmie?

Autor:
Rafał Sroka
KATEGORIA:
Rozwiązania dla biznesu
Data:
June 2024

O optymalizacjach procesów pisałem już kilkukrotnie, zarówno pod kątem samych sposobów, metod oraz konkretnych narzędzi. Przechodzimy więc ,,do sedna", czyli jak mierzyć skuteczność naszych działań?

Oczywiście, możemy optymalizować różne działania bez dokładnej analizy tylko... po co? Jeśli ma być to działanie dla działania, to najpewniej zamiast uzyskać pożądane zmiany i zwiększyć wydajność, osiągniemy jedynie straty finansowe (i wściekłego szefa lub zespół).

Ten artykuł ma za zadanie przybliżyć Ci sam aspekt analizy, monitorowane, ocenę efektywności, pomiary i wszystko co pomoże Ci finalnie zoptymalizować różne procesy w firmie.

Optymalizacje procesów w firmie - czym są i jak do nich podejść?

Dla przypomnienia, cofniemy się o kilka kroków i podsumujemy czym w ogóle są te optymalizacje, po co je robić i jaki ma być ich docelowy efekt.

Optymalizacje procesów w firmie to działania mające na celu usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa poprzez zwiększenie efektywności, redukcję kosztów oraz poprawę jakości oferowanych produktów lub usług. To kluczowy element zarządzania, który pozwala firmie działać sprawniej, bardziej ekonomicznie i konkurencyjnie na rynku.

Czym są optymalizacje procesów?

Optymalizacja procesów polega na analizie obecnych działań i ich przebiegu, identyfikacji obszarów wymagających poprawy oraz wdrażaniu zmian mających na celu usprawnienie tych działań. Proces ten obejmuje różne aspekty działalności firmy, takie jak produkcja, logistyka, obsługa klienta, administracja czy zarządzanie zasobami ludzkimi.

Jak podejść do optymalizacji procesów?

  1. Analiza stanu obecnego: Pierwszym krokiem jest dokładne zrozumienie, jak aktualnie funkcjonują procesy w firmie. Warto przeprowadzić audyt wewnętrzny, który pozwoli zidentyfikować nieefektywne obszary, wąskie gardła oraz problemy, które mogą wpływać na ogólną wydajność.

  2. Zdefiniowanie celów: Kolejnym etapem jest określenie, co firma chce osiągnąć dzięki optymalizacji. Czy celem jest obniżenie kosztów, zwiększenie wydajności, poprawa jakości produktów, czy może skrócenie czasu realizacji zamówień? Jasno zdefiniowane cele pomagają w skoncentrowaniu się na najważniejszych obszarach do poprawy.

  3. Mapowanie procesów: To etap, w którym tworzy się szczegółowe diagramy procesów, pokazujące każdy krok w działalności firmy. Mapowanie pomaga zrozumieć, jak poszczególne działania są ze sobą powiązane i gdzie mogą występować problemy.

  4. Identyfikacja problemów i wąskich gardeł: Na podstawie zebranych danych i map procesów, można łatwiej zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji. Może to obejmować zbyt długie procedury, niepotrzebne etapy czy niewłaściwe wykorzystanie zasobów.

  5. Opracowanie strategii optymalizacji: Na tym etapie należy zaprojektować konkretne zmiany, które mają na celu usprawnienie procesów. Może to obejmować wdrożenie nowych technologii, zmiany organizacyjne, szkolenia pracowników czy modyfikację procedur.

  6. Wdrożenie zmian: Po opracowaniu strategii, czas na jej wdrożenie. Ważne jest, aby monitorować postęp wdrażania i na bieżąco reagować na ewentualne problemy.

  7. Monitorowanie i ciągłe doskonalenie: Optymalizacja procesów to proces ciągły. Po wprowadzeniu zmian należy regularnie monitorować ich efektywność i w razie potrzeby wprowadzać kolejne poprawki.

Optymalizacja procesów to nie tylko jednorazowe działanie, ale stała praktyka, która powinna być integralną częścią strategii każdej firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwo może stale się rozwijać i adaptować do zmieniających się warunków rynkowych.

KPI - wskaźnik efektywności, kluczowe wskaźniki i gdzie je stosować

KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators), to narzędzia służące do mierzenia skuteczności i wydajności działań podejmowanych w firmie. W kontekście optymalizacji procesów, KPI pomagają w monitorowaniu postępów, identyfikacji problemów oraz ocenie, czy wdrożone zmiany przynoszą oczekiwane rezultaty. Dzięki nim firma może podejmować bardziej świadome decyzje i skupić się na obszarach, które wymagają największej uwagi.

Istnieje wiele różnych KPI, które mogą być stosowane w zależności od specyfiki działalności firmy i jej celów. W przypadku optymalizacji procesów produkcyjnych, jednym z kluczowych wskaźników może być czas cyklu produkcyjnego, który mierzy, ile czasu zajmuje wykonanie całego procesu produkcyjnego od początku do końca. Krótszy czas cyklu zazwyczaj oznacza wyższą efektywność. Innym istotnym wskaźnikiem może być wskaźnik odrzutów, który mierzy procent produktów nie spełniających norm jakościowych. Redukcja odrzutów przekłada się na niższe koszty i lepszą jakość produktów.

W działach sprzedaży i obsługi klienta, KPI takie jak wskaźnik satysfakcji klienta (CSAT) i Net Promoter Score (NPS) są kluczowe. Wskaźnik satysfakcji klienta mierzy zadowolenie klientów z produktów lub usług firmy, natomiast Net Promoter Score określa, jak bardzo klienci są skłonni polecić firmę innym. Wysokie wartości tych wskaźników wskazują na dobrą jakość obsługi i lojalność klientów.

W logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw, wskaźniki takie jak wskaźnik terminowości dostaw (OTD) oraz wskaźnik poziomu zapasów są niezwykle ważne. Wskaźnik terminowości dostaw mierzy, jak często dostawy są realizowane na czas, co jest kluczowe dla utrzymania ciągłości produkcji i zadowolenia klientów. Wskaźnik poziomu zapasów pomaga w monitorowaniu ilości surowców i gotowych produktów, co umożliwia optymalizację magazynowania i redukcję kosztów.

Stosowanie KPI w optymalizacji procesów pozwala firmie na bieżąco oceniać skuteczność swoich działań i wprowadzać niezbędne korekty. Dzięki regularnemu monitorowaniu tych wskaźników, przedsiębiorstwo może lepiej zarządzać swoimi zasobami, poprawiać jakość usług i produktów oraz zwiększać swoją konkurencyjność na rynku.

Jakich narzędzi możemy używać do analizy

Do analizy i pomiarów efektywności działań oraz skuteczności optymalizacji procesów w firmie możemy korzystać z różnorodnych narzędzi, które ułatwiają zbieranie, przetwarzanie i interpretację danych. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od specyfiki działalności firmy, jej potrzeb oraz dostępnych zasobów.

Jednym z najprostszych i najbardziej dostępnych narzędzi jest Microsoft Excel. Pomimo swojej prostoty, Excel oferuje szerokie możliwości analizy danych dzięki zaawansowanym funkcjom, formułom oraz możliwości tworzenia wykresów i tabel przestawnych. Jest to narzędzie szczególnie przydatne dla mniejszych firm, które dopiero zaczynają swoją przygodę z optymalizacją procesów.

Dla bardziej zaawansowanych potrzeb warto rozważyć wykorzystanie dedykowanych narzędzi analitycznych, takich jak Tableau. Tableau to potężne narzędzie do wizualizacji danych, które umożliwia łatwe tworzenie interaktywnych raportów i dashboardów, co znacznie ułatwia zrozumienie i interpretację złożonych danych. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które dysponują dużą ilością danych i potrzebują narzędzia do ich efektywnej analizy.

Innym popularnym narzędziem jest Power BI od Microsoft. Power BI to wszechstronne narzędzie analityczne, które integruje się z różnymi źródłami danych i umożliwia tworzenie zaawansowanych analiz oraz wizualizacji. Dzięki jego możliwościom firmy mogą monitorować swoje KPI w czasie rzeczywistym i szybko reagować na zmiany w danych.

Dla firm, które potrzebują bardziej specjalistycznych rozwiązań, dostępne są również narzędzia takie jak SAS czy IBM SPSS. SAS oferuje zaawansowane funkcje analityczne, które pozwalają na przeprowadzanie skomplikowanych analiz statystycznych i prognozowanie. IBM SPSS to z kolei narzędzie często wykorzystywane w badaniach naukowych i rynkowych, które oferuje szeroką gamę metod analizy danych.

Niektóre firmy decydują się na korzystanie z narzędzi do analizy procesów biznesowych (BPM), takich jak Bizagi czy Nintex. Narzędzia te pomagają w modelowaniu, analizie i optymalizacji procesów biznesowych, co pozwala na lepsze zrozumienie przebiegu procesów i identyfikację obszarów do poprawy.

Niezależnie od wybranego narzędzia, kluczowe jest, aby regularnie przeprowadzać analizy i monitorować wyniki. Tylko w ten sposób można skutecznie mierzyć efektywność działań i wprowadzać niezbędne usprawnienia w procesach firmowych.

Jak analizować wprowadzane przez nas zmiany - sposoby, strategie, podpowiedzi

Analiza wprowadzanych zmian w firmie to kluczowy krok, który pozwala na ocenę ich skuteczności i wpływu na procesy biznesowe. Aby przeprowadzić efektywną analizę, warto zastosować kilka sprawdzonych strategii i metod.

Pierwszym krokiem jest zbieranie danych przed i po wdrożeniu zmian. Dzięki temu możliwe jest porównanie stanu wyjściowego z rezultatami po wprowadzeniu optymalizacji. Dane te mogą obejmować różne wskaźniki efektywności, takie jak czas realizacji zadań, koszty operacyjne, jakość produktów czy satysfakcja klientów. Kluczowe jest, aby dane były dokładne i obejmowały wystarczająco długi okres, aby uwzględnić wszelkie zmiany sezonowe czy krótkoterminowe wahania.

Kolejną istotną strategią jest korzystanie z narzędzi do wizualizacji danych, takich jak wspomniane wcześniej Tableau czy Power BI. Dzięki nim można tworzyć przejrzyste raporty i wykresy, które ułatwiają zrozumienie zebranych informacji i identyfikację trendów. Wizualizacje pomagają również w komunikacji wyników z zespołem oraz zarządem, co jest kluczowe dla dalszego planowania i podejmowania decyzji.

Regularne przeprowadzanie audytów i przeglądów procesów to kolejna skuteczna metoda analizy zmian. Audyty mogą być wewnętrzne lub zewnętrzne i polegają na szczegółowym sprawdzeniu, czy wdrożone zmiany są zgodne z założeniami oraz czy przynoszą oczekiwane efekty. Audyty pomagają również w identyfikacji nowych obszarów do optymalizacji.

Warto również stosować metodę analizy przyczynowo-skutkowej, znanej jako diagram Ishikawy lub diagram rybiej ości. Ta technika pozwala na zidentyfikowanie głównych przyczyn problemów i zrozumienie, jak zmiany wpłynęły na poszczególne elementy procesów. Dzięki temu można łatwiej zidentyfikować, które aspekty zmian przyniosły pozytywne rezultaty, a które wymagają dalszych poprawek.

Zaangażowanie pracowników w proces analizy to kolejny kluczowy element. Regularne spotkania zespołowe, podczas których omawiane są wyniki wdrożonych zmian, pozwalają na zbieranie opinii i sugestii bezpośrednio od osób, które są zaangażowane w procesy na co dzień. Taki feedback jest bezcenny i często pozwala na szybkie wykrycie problemów oraz wprowadzenie dodatkowych usprawnień.

Na koniec, warto korzystać z benchmarkingu, czyli porównywania własnych wyników z najlepszymi praktykami w branży. Dzięki temu można zyskać cenne informacje na temat tego, jak inne firmy radzą sobie z podobnymi wyzwaniami i jakie rozwiązania mogą być warte rozważenia. Benchmarking pozwala również na ustawienie realistycznych celów i standardów, do których można dążyć.

Na co uważać, przy optymalizacji różnych procesów w przedsiębiorstwie?

Podczas optymalizacji procesów w przedsiębiorstwie łatwo popełnić błędy, które mogą wpłynąć negatywnie na efektywność i skuteczność wprowadzanych zmian. Jednym z najczęstszych błędów jest brak dokładnej analizy stanu wyjściowego. Bez pełnego zrozumienia, jak aktualnie działają procesy, trudno jest zidentyfikować rzeczywiste problemy i opracować skuteczne rozwiązania.

Kolejnym błędem jest nadmierne skupienie się na krótkoterminowych wynikach kosztem długoterminowej efektywności. Chociaż szybkie zyski mogą wydawać się atrakcyjne, zaniedbanie długoterminowych konsekwencji może prowadzić do większych problemów w przyszłości. Ważne jest, aby wprowadzać zmiany, które są trwałe i przynoszą korzyści na dłuższą metę.

Brak zaangażowania pracowników to kolejny częsty błąd. Pracownicy, którzy na co dzień realizują optymalizowane procesy, mają cenne doświadczenia i wiedzę, które mogą pomóc w identyfikacji rzeczywistych problemów oraz w opracowaniu efektywnych rozwiązań. Pomijanie ich opinii i sugestii może prowadzić do wdrażania zmian, które są niepraktyczne lub trudne do zastosowania w rzeczywistości.

Niedostateczne monitorowanie i brak regularnej weryfikacji wprowadzonych zmian to także powszechny problem. Wdrożenie optymalizacji to nie koniec procesu – kluczowe jest ciągłe monitorowanie wyników i dokonywanie korekt w razie potrzeby. Bez regularnej kontroli, nawet najlepiej zaplanowane zmiany mogą nie przynieść oczekiwanych rezultatów.

Zbyt duża liczba jednoczesnych zmian to kolejny błąd, który może spowodować chaos i dezorganizację w firmie. Lepiej wprowadzać zmiany stopniowo, dając czas na ich dokładne przeanalizowanie i ocenę skutków. Wprowadzanie zbyt wielu zmian naraz może utrudnić identyfikację, które z nich przyniosły pozytywne efekty, a które wymagają dalszych poprawek.

Wreszcie, zbyt małe uwzględnienie technologii i nowoczesnych narzędzi analitycznych może ograniczyć potencjalne korzyści z optymalizacji. Tradycyjne metody analizy mogą być niewystarczające w obliczu rosnącej złożoności procesów biznesowych. Korzystanie z zaawansowanych narzędzi analitycznych może znacznie zwiększyć precyzję i efektywność analiz.

Kiedy optymalizacja jest ,,na wyrost" lub na siłę

Może Cię zdziwię, ale tak - można optymalizować na siłę! Czasem jest to wpływ szefostwa, czasem nasza własna chęć wdrożenia zmian dla samych zmian, sytuacji może być naprawdę wiele. Jak to mówią - nadgorliwość jest gorsza od faszyzmu.

Optymalizacja może być niepotrzebna lub wymuszona, gdy firma nie ma jasno określonych celów lub nie przeprowadziła dokładnej analizy stanu wyjściowego. Wprowadzanie zmian bez zrozumienia rzeczywistych problemów może prowadzić do zbędnych komplikacji i nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Ponadto, jeśli aktualne procesy działają efektywnie i nie wpływają negatywnie na wyniki firmy, forsowanie optymalizacji może marnować zasoby i zaburzyć dobrze funkcjonujące struktury. Ważne jest, aby optymalizacja była przemyślana i oparta na konkretnych potrzebach oraz analizach.

Przykłady z życia wzięte

Już wiesz, że najbardziej lubię działać na przykładach i case study, dlatego poniżej przygotowałem opis dwóch firm, z którymi miałem okazję współpracować. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć cały ,,proces” mierzenia i raportowania.

Organizacja nr 1

W pierwszej firmie optymalizowaliśmy raport. Początek stanowiło dokładne wypytanie wszystkich działów, czy w ogóle potrzebują takiego raportu. Niektóre z działów zrezygnowały, a my mieliśmy dzięki temu mniej pracy, a co za tym idzie, mogliśmy przerzucić zasoby na inne procesy. Największym gamechangerem było.. zaprzestanie wysyłania zbędnych raportów. Okazało się, że są raporty z dawnych czasów, których ani nikt specjalnie nie czyta, ani nie wraca do nich, ani nie analizuje. Sama ta zmiana pozwoliła zaoszczędzić niektórym masę czasu - optymalizacja udana!

Organizacja nr 2

W innej firmie naszym zadaniem było wprowadzić usprawnienia w Excelu - makra, OCR dokumentów itp. Takie działania faktycznie zostały pochwalone przez zespół i interesariuszy jako przydatne.  Mieliśmy ambicję wprowadzić RPA, ale na szczęście - zaniechaliśmy tego pomysłu. Po głębokiej analizie doszliśmy do wniosku, że 3 programy do analiz i optymalizacji będą wymagać znacznie więcej funduszy i zasobów niż mogą rzeczywiście nam zwrócić w przyszłości na procesach.

Consulting biznesowy - czym jest i kiedy warto z niego korzystać?

W mojej Akademii Wiedzy znajdziesz przynajmniej kilka artykułów o consultingu biznesowym, między innymi w artykule ogólnie o tym procesie i o jego efektywności. Dla krótkiego przypomnienia, consulting biznesowy to profesjonalne doradztwo mające na celu wspieranie firm w poprawie ich efektywności, rentowności i konkurencyjności. Konsultanci biznesowi pomagają przedsiębiorstwom w optymalizacji procesów, identyfikacji problemów oraz wdrażaniu skutecznych strategii poprawy. Dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, konsultanci mogą dostarczyć obiektywne analizy i innowacyjne rozwiązania, które prowadzą do lepszego wykorzystania zasobów i osiągania celów biznesowych.

Jeśli szukasz profesjonalnego wsparcia w optymalizacji procesów i poprawie efektywności swojej firmy, zapraszam do skorzystania z moich usług jako konsultanta biznesowego.